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山ッチの自転車漂流記

ブルベをはじめ自転車にまつわる雑多なことを書き散らします。

ブルベスタッフ業務のあらまし

ブルベ主催団体である「AJ宇都宮」のスタッフ業務について、今年から正会員となり、本格的に関わることとなった。
昨年までは賛助会員資格であり、開催日当日の手伝いで完結していたのだが、正会員になってみて、特に事前準備の大変さを痛感することとなった。
スタッフ業務は庶務・会計など組織固有の事務の他に、BRMに直接関係する業務として、おおまかには次のような工程がある。

1.年中行事として
(1)コースの企画、下調べ
(2)ACP(Audax Club Parisien)へのコース申請(開催の前年8月が期限)
(3)開催要領、コース概要の公表

2.各BRM毎に
(1)開催日2週間前までに
・キューシート原案、コマ図原案作成
(2)開催日2週間前
・スポーツエントリーでの受付
・参加受理証の送付
・参加者リスト、出走リスト、通過チェックリストの作成
(3)開催日2週間前~1週間前
・試走(PCとして利用させていただく施設との交渉・伝達兼ねる)
・試走報告
・スタッフ配置計画の策定と調整
(4)直前
・キューシート、コマ図修正
・キューシート、コマ図のアップ
・メールマガジン(BRM直前情報を含む)の編集、送信
(5)当日
・設営、受付、DNSの特定・確認、PC、ゴールでのチェック
(6)開催後
・ACP、AJへのリザルト報告(開催後1週間以内)
・ブルベカード、メダルの送付(順次)

宇都宮のBRM開催予定をご覧いただくとお分かりになると思うが、4週間隔で開催されることが多い。これは上記のBRM毎のルーティンを1サイクル消化するのに最低4週間を要することの裏返しだと思う。一つのBRMが終了してヤレヤレと感じる間もなく、次のBRMの準備が始まっているというのが実態だ。

こうした作業をこなす合間に、参加者からの多数の照会等にも対応している。たとえばBRM511(300km)関連のメール受信総数は164件、うち参加者からの照会・連絡対応に係るものが102件、スタッフ間連絡に係るものが62件だった。

業務毎に担当は決められているのだが、仕事や家庭の事情でスケジュールどおりに運ばなかったり、場合によると別の担当がバックアップするということもしばしば発生する。
ただし、コマ図やメールマガジンについては担当が固定化されているのが実情で、なかなか他の担当者がバックアップするというのは難しい。コマ図、メールマガジンについてはBRM開催に必須のものではなく、いわば「サービス」なのだが、心待ちにしている参加者も多く、手を抜けるものでもない。確定稿の提供が本番直前となり参加者のお叱りを受けることもあるのだが、事情を斟酌いただけるとありがたい。

スタッフ業務に従事して感じるのは、正会員に登録していただける方がもっと増えれば良いなということである。賛助会員の中からスタッフ業務に興味を持っていただき、まずは試走からご協力いただける方が増えることを期待している。
スタッフが充実すれば、たとえば2班に分け、BRM開催回数を増やすということも可能になってくるかもしれない。

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